3. ROTACION DE INVENTARIOS
La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).
Formula para determinar la rotación de inventarios
La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo. (Coste mercancías vendidas/Promedio inventarios) = N veces.
Ejemplo:
Supongamos un costo de mercancías en el año 2006 de $60.000.000 y un promedio de inventarios en el 2006 de $10.000.000, entonces60.000.000/10.000.000 = 6.
Esto quiere decir, que la rotación del inventario durante el 2006, fue de 6 veces, o dicho de otra forma: los inventarios se vendieron o rotaron cada dos meses (12/6). Las mercancías permanecieron 2 meses en el almacén antes de ser vendidas.
El costo de las mercancías es el mismo Costo de venta, que corresponde al costo de las mercancías que se vendieron en el periodo en análisis, y que en el Plan único de cuentas para comerciantes Colombiano corresponde a la cuenta 6135.
Para determinar el promedio de inventarios, se suman los saldos de cada mes y se divide por el número de meses, que si estamos hablando de un año será 12. Otra forma no tan exacta de determinar el inventario promedio, es sumar el saldo inicial con el saldo final y dividirlo por 2.
Importancia del nivel de rotación
La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en venderse. Entre más alta sea la rotación significa que el las mercancías permanecen menos tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los inventarios.
Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancías en bodega, menor será el Capital de trabajo invertido en los inventarios. Una empresa que venda sus inventarios en un mes, requerirá más recursos que una empresa que venda sus inventarios en una semana.
Recordemos que cualquier recurso inmovilizado que tenga la empresa sin necesidad, es un costo adicional para la empresa (Vea: Capacidad ociosa). Y tener inventarios que no rotan, que casi no se venden, es un factor negativo para las finanzas de la empresa. No es rentable mantener un producto en bodega durante un mes o más.
INVENTARIOSInventarios son
bienes tangibles que se tienen para la
venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la
producción de
bienes o
servicios para su posterior
comercialización. Los
inventarios comprenden, además de las materias primas,
productos en
proceso y
productos terminados o mercancías para la
venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de
servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito.
La base de toda
empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del
inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a
la empresa mantener el
control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un
estado confiable de la situación económica de
la empresa.
Ahora bien, el
inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee
una empresa en el
almacén valorada al
costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en
una empresa,
métodos,
sistema y
control.
METODOS DE VERIFICACION Y CONTROL DE INVENTARIOS
TIPOS DE INVENTARIO
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un
registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta
física. Los
registros perpetuos son útiles para preparar los
estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El
sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los
registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los
negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este
método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los
precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer.
El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.Inventario determinado por
observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el
valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:
1. Manejo de inventarios (preparativos)
2. Identificación
3. Instrucción
4. Adiestramiento
Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus
proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las
plantas o los clientes, existe exclusivamente por el
tiempo de
transporte.
Inventario de
Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la
materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un
producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.
Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de
propiedad lo conserva el vendedor.Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el
riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de
demanda pronosticada, y la variación del excedente es: X >Imax.
Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en
la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de
almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de
consumo, generalmente comestibles u otros.
Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de
seguridad, en que los de previsión se tienen a la
luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor
riesgo.Inventario de
Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la
demanda u
oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de
proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala
calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado.
Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un
plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a
programas de
promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.
Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.
Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.
ACTIVIDADES A, B, C.
Los artículos clasificados como "A" pueden ser objeto de recuento diario o semanal, mientras que los artículos de la categoría "B" pueden recontarse quincenal o mensualmente, y los del tipo "C" cada bimestre, trimestre, semestre o incluso una sola vez al año.
Para no consumir excesivos recursos humanos en estas operaciones el recuento cíclico de los Stocks se debe materializar en una "lista de recuento" en la que las distintas referencias a recontar se vallan alternando para no tener que efectuar el recuento simultaneo de muchas de ellas. Supongamos, por ejemplo, que tenemos las siguientes referencias.
Tipo "A": Articulo 001 con recuento semanal
Tipo "B": Articulo 002 y 003 con recuento quincenal
Tipo "C": Articulo 004 a 007 con recuento mensual
COSTOS DE INVENTARIOSLos costos generan por una parte costos y por otra parte originan beneficios pues permiten brindar un buen servicio al cliente. El reto de un buen administrador es alcanzar el nivel deseado de servicio al cliente al menor costo posible.
Los costos considerados en los modelos de inventarios son:
1. Costo de Compra: Incluye el precio del articulo, el impuesto a la renta y el costo de transporte. Si la empresa fabrica el producto corresponde al precio de producción.
Usaremos Precio como Sinónimo de costo de compra o de producción.
Precio: p con sus unidades ( $ /unidad ) à ($/Ud)
2. Costo de Ordenar: Incluye la mano de obra para preparar la orden del pedido, papelera, gastos postales, llamadas, etc.
Si el articulo se genera en la empresa se incluye todos los costos tales como la mano de obra, planos, lubricantes, en este caso el costo de preparación es proporcional al tiempo de preparación. “Cuantos artículos se producen anualmente en una empresa”.
Costo de preparación o alistamiento o costo de Ordenar Co dado en ($/Orden) ,($/Pedido),($/Lote)
3. Costo de mantenimiento de Inventarios: Este incluye 2 clases de costos:
· El Costo de Conservación: Incluye costos de almacenamiento, refrigeración, manejo, perdida, obsolescencia, vigilancia, seguros, Etc.
· El Costo de Oportunidad: Es el costo de capital invertido en los materiales, y es el valor de los artículos que están congelados, si estos no se tocan deja de ganar dinero por mantener un inventario.
El costo de mantener inventario Co con sus unidades ($/ud*año)
Ej. 10 ($/(ud*año)) à tener una unidad le cuesta 10 $ durante un año.
Ch = Cc + Cop
Donde Cc à $/(ud*año) y Cop à i * p donde i es la tasa de interés anual.
Ch = Cc + i * p
Ej. Para un articulo dado el costo de conservación es de 8 ($/(ud*año)) el precio del articulo es de 100 $/ud y la tasa de interés es del 20 (%/año).
Solución: Tenemos Cc = 8 ($/(ud*año)), p = 100 $/ud, tasa de interés del 20 %/año
Ch = Cc + i * p à Ch = 8 ($/(ud*año)) + 0.20/año * 100 $/ud
Ch = 8 ($/(ud*año)) + 20 ($/(ud*año))
Ch = 28 ($/(ud*año)) à el costo de mantener el inventario será de 28 ($/(ud*año)) por cada unidad 28 $ durante un año.
4. Costos de Faltantes: puede haber faltantes o no en un inventario y posee riesgos.
Cuando no se tiene un articulo en inventario se pueden presentar 2 situaciones:
El cliente se va insatisfecho, pierde la venta, prestigio. Esto se presenta en el caso de abarrotes, se dice entonces que no se admiten faltantes.
En otro caso la situación no es tan grave como por ejemplo en el caso de motocicletas o computadores, en la mayoría de los casos el cliente no espera encontrar el articulo sin hacer un pedido, en este caso se dice que admite faltantes.
Si el articulo forma parte de un proceso de fabricación puede llegar a detener toda la línea de producción, lo que indica un alto costo.
Indicaremos el costo de faltantes como Cs con unidades ($/(ud*año)) estimativo de el faltante de una unidad al año.
Los costos totales de mantener un inventario son: los costos de compra, costos de ordenar, costos de mantener inventario, costos de faltantes.
CT = Costo de Compra + Costo de Ordenar + Costos de Mantener Inventario + Costo de Faltantes
Es de anotar además que estos costos son estimativos utilizados en la toma de decisiones. En este caso se consideran los costos totales existentes relevantes.
El análisis matemático de estos costos nos permite establecer cuanto comprar.
El análisis de tiempo de espera y la demanda anual nos permite establecer cuando comprar.
COSTOS EXISTENTES RELEVANTEEstos costos son costos no contables, que proporcionan información básica para la toma de decisiones. Estos costos buscan medir el efecto neto de cada alternativa en una decisión.
Tiempo de Espera: Es el tiempo transcurrido desde el momento en que se hace el pedido hasta el momento en que su contenido, esté disponible para su utilización
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